Los eventos ocupan un lugar fundamental en la estrategia de relaciones públicas en la sociedad actual. Estas reuniones, que a menudo congregan a una audiencia diversa, representan una plataforma esencial para la comunicación y la proyección de la imagen corporativa e institucional.

Los profesionales de relaciones públicas desempeñan un papel crucial al reconocer la relevancia de los eventos como herramientas de comunicación y la necesidad de garantizar su éxito en todas sus etapas.

Dentro del ámbito de las relaciones públicas, la planificación y gestión de eventos se consideran competencias esenciales. Los profesionales de relaciones públicas están capacitados para aplicar protocolos institucionales y empresariales en la programación, planificación y ejecución de eventos de diversas tipologías. El entorno altamente competitivo y en constante evolución del sector de la comunicación corporativa y las relaciones públicas exige que los profesionales se adapten con agilidad.

La singularidad de los eventos radica en su capacidad para proporcionar experiencias únicas, lo que puede resultar excepcionalmente efectivo en ciertos contextos para alcanzar los objetivos de relaciones públicas. El impacto generado por una experiencia única puede resultar de gran interés para empresas, corporaciones y administraciones en busca de herramientas que refuercen sus estrategias de comunicación y marketing.

Sin embargo, la organización de eventos no representa la única estrategia disponible para las relaciones públicas. También se pueden aprovechar alternativas como la asistencia a eventos organizados por terceros, lo que permite comunicar, presentar novedades, ampliar la red de contactos o conocer a posibles nuevos clientes. Otra opción basada en la participación activa incluye la presencia en el contenido del evento a través de stands en ferias comerciales o la realización de presentaciones y ponencias, lo que puede contribuir significativamente a aumentar la visibilidad global.

Aquí hay algunas consideraciones clave sobre cómo los eventos se integran en la estrategia de relaciones públicas:

• Comunicación Directa y Personalizada: Los eventos permiten una comunicación directa y personalizada con la audiencia. Esto crea una oportunidad para transmitir mensajes clave, establecer conexiones significativas y construir relaciones sólidas. La comunicación cara a cara a menudo es más efectiva para generar confianza y credibilidad.
• Imagen y Marca: Los eventos son una plataforma ideal para proyectar y reforzar la imagen de una organización y su marca. La forma en que se planifican y se llevan a cabo los eventos puede influir en la percepción del público sobre la organización. Desde el diseño del lugar hasta la calidad de los oradores y la atención a los detalles, todo contribuye a la imagen de la empresa.
• Generación de Contenido: Los eventos pueden generar una gran cantidad de contenido valioso para las relaciones públicas. Esto incluye fotos, videos, discursos, presentaciones y testimonios que se pueden utilizar en comunicados de prensa, sitios web y redes sociales. Este contenido ayuda a extender el alcance del evento más allá de los asistentes presentes.
• Conexiones y Networking: Los eventos proporcionan oportunidades para que los asistentes establezcan conexiones y redes valiosas. Esto es esencial para construir relaciones con personas clave en la industria, medios de comunicación y otros influenciadores. Las relaciones forjadas en eventos pueden tener un impacto duradero en la percepción de la marca.
• Lanzamiento de Productos y Anuncios Importantes: Los eventos son el escenario perfecto para lanzar nuevos productos, anunciar iniciativas importantes o compartir noticias relevantes. Los eventos de lanzamiento pueden generar entusiasmo y atención mediática, lo que es crucial para el éxito de estos anuncios.
• Manejo de Crisis: Los eventos también pueden desempeñar un papel en la gestión de crisis. Cuando ocurre una crisis, las organizaciones pueden convocar conferencias de prensa o eventos especiales para abordar el problema, proporcionar información precisa y gestionar la percepción pública.
• Medición de Resultados: La efectividad de los eventos en la estrategia de relaciones públicas se puede medir de varias maneras. Esto incluye la cantidad de cobertura mediática, el aumento en la participación de los asistentes, la retroalimentación de los participantes y el seguimiento de contactos generados. Estos datos son cruciales para evaluar el éxito del evento y ajustar futuras estrategias.

En este contexto, la seguridad emerge como un elemento fundamental. Los eventos deben garantizar que los participantes sientan que se abordan de manera efectiva los riesgos asociados y que se toman medidas para minimizarlos. Los organizadores deben identificar riesgos tangibles e intangibles, actuando como “calmantes” psicológicos frente a posibles percepciones de riesgo, especialmente en una sociedad hiperconectada donde los incidentes pueden propagarse en cuestión de segundos.

Como en cualquier proceso de comunicación, es crucial que los mensajes relacionados con la seguridad se transmitan de manera efectiva para llegar al público objetivo y cumplir con el objetivo principal: aumentar la sensación de seguridad percibida.

Los eventos destacan como una herramienta versátil y poderosa para establecer conexiones genuinas, moldear la imagen de una organización y comunicar mensajes clave de manera efectiva. Estas reuniones bien planificadas ofrecen una oportunidad única para interactuar cara a cara con audiencias clave, generar contenido valioso y crear experiencias memorables. Sin embargo, su éxito depende en gran medida de una gestión adecuada de la seguridad y la percepción de riesgo, ya que la confianza y la seguridad percibida son pilares fundamentales en la construcción de relaciones sólidas y la protección de la reputación de la marca. Los eventos continuarán siendo un elemento central en la estrategia de relaciones públicas, con el potencial de dejar una impresión duradera en todos los públicos involucrados.

Fuente: Miguel Castro Delgado – CEO y Co Founder Communicare