La percepción y la reputación determinan en gran medida el destino de una organización y es por esa razón que las relaciones públicas (RR.PP.) emergen como un elemento vital para moldear y preservar una imagen sólida. Desde la gestión de la comunicación con los medios hasta la contención de posibles crisis, el campo de las RR.PP. abarca una amplia gama de actividades destinadas a influir en cómo se percibe una empresa o entidad.

Sin embargo, en esta búsqueda por destacarse, es común que las organizaciones cometan errores que podrían acarrear consecuencias adversas significativas. A continuación, se describen a nuestra consideración, los 10 errores más comunes en Relaciones Públicas, junto con estrategias para prevenirlos y alcanzar el éxito organizacional.

1. Falta de un buen plan estratégico

La ausencia de un plan estratégico sólido en relaciones públicas es un error que puede comprometer seriamente los esfuerzos de comunicación de una organización y afectar su imagen y reputación. Cuando una organización se embarca en actividades de relaciones públicas sin una planificación adecuada, corre el riesgo de desperdiciar recursos, enviar mensajes confusos y no lograr sus objetivos comunicativos.

Un plan estratégico bien elaborado en relaciones públicas comienza con la identificación de objetivos claros y alcanzables. Estos objetivos deben estar alineados con los objetivos organizacionales más amplios y establecer claramente lo que la organización espera lograr a través de sus esfuerzos de relaciones públicas. Esto puede incluir aumentar la conciencia de la marca, mejorar la percepción pública, impulsar las ventas o gestionar crisis potenciales.

Otro aspecto crucial de un plan estratégico en relaciones públicas es la identificación de las audiencias clave con las que la organización necesita comunicarse. Esto implica comprender quiénes son estos grupos, cuáles son sus necesidades, intereses y preocupaciones, y cómo prefieren recibir información. Al segmentar las audiencias de manera efectiva, una organización puede personalizar sus mensajes y tácticas de comunicación para maximizar su impacto.

El desarrollo de mensajes claros y coherentes es esencial para el éxito en relaciones públicas. Un plan estratégico bien diseñado define los mensajes principales que la organización desea comunicar y asegura que estos mensajes se transmitan de manera consistente en todos los canales y puntos de contacto con el público. Esto ayuda a fortalecer la imagen de la marca y a construir una narrativa sólida y coherente que resuene con las audiencias.

Una vez establecidos los objetivos, identificadas las audiencias y definidos los mensajes, el siguiente paso es seleccionar las tácticas y los canales más adecuados para alcanzar estos objetivos. Esto puede incluir actividades como relaciones con los medios, eventos especiales, marketing de contenidos, presencia en redes sociales, entre otros. Un plan estratégico bien elaborado evalúa cuidadosamente las diferentes opciones y elige aquellas que mejor se alinean con los objetivos y recursos disponibles de la organización.

Por último, pero no menos importante, un plan estratégico en relaciones públicas incluye mecanismos para medir y evaluar el éxito de las actividades de comunicación. Esto implica establecer métricas de éxito claras y definir cómo se van a recopilar y analizar los datos para evaluar el rendimiento. La capacidad de medir el impacto de las actividades de relaciones públicas permite a la organización ajustar y mejorar continuamente su enfoque en función de los resultados obtenidos.

2. No Establecer objetivos claros y mensurables

La falta de objetivos claros y mensurables es un obstáculo significativo en el camino hacia el éxito en relaciones públicas. Cuando las metas no están claramente definidas, las actividades de RRPP pueden carecer de dirección y coherencia, lo que dificulta evaluar su impacto y justificar la inversión de recursos.

Por ello es fundamental establecer objetivos SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y con Tiempo) para todas las actividades de relaciones públicas. Esto implica definir metas específicas y claras que puedan ser cuantificadas y evaluadas de manera objetiva. Al hacerlo, se proporciona una guía clara para las acciones a seguir y se facilita la evaluación del progreso hacia estos objetivos.

Además, es importante definir indicadores clave de rendimiento (KPI) que se puedan rastrear y medir para evaluar el éxito de las actividades de relaciones públicas. Estos KPI pueden variar según los objetivos específicos de cada campaña o iniciativa, pero pueden incluir métricas como el alcance de los mensajes, la participación del público, la cobertura mediática obtenida, las conversiones o el impacto en la percepción de la marca.

Al establecer objetivos claros y mensurables, las organizaciones pueden tener una mejor comprensión de lo que están tratando de lograr con sus actividades de relaciones públicas y pueden evaluar con mayor precisión su efectividad. Esto no solo proporciona una base sólida para la toma de decisiones informadas, sino que también permite realizar ajustes según sea necesario para optimizar el rendimiento y alcanzar los resultados deseados. En última instancia, establecer objetivos claros y mensurables es una práctica fundamental para maximizar el impacto y el retorno de la inversión en relaciones públicas.

3. Mal manejo de los mensajes

El mal manejo de los mensajes en relaciones públicas puede tener repercusiones significativas en la percepción del público hacia una organización. Este error puede manifestarse de diversas formas, desde la falta de claridad en los mensajes hasta una gestión inadecuada de la información o respuestas poco acertadas a consultas de los medios de comunicación o del público en general.

Una de las formas en que este problema puede surgir es a través de mensajes ambiguos o contradictorios que confunden a la audiencia y debilitan la credibilidad de la organización. Esto puede ocurrir cuando diferentes partes dentro de la organización transmiten información inconsistente o cuando los mensajes no están alineados con los valores y la identidad de la marca.

Además, el mal manejo de los mensajes puede incluir una falta de transparencia o información incompleta en momentos críticos, lo que puede generar desconfianza y especulación por parte del público. En situaciones de crisis, una comunicación ineficaz puede exacerbar el problema y dañar aún más la reputación de la organización si no se aborda de manera adecuada y oportuna.

Es esencial establecer canales de comunicación claros y efectivos tanto interna como externamente. Internamente, esto implica capacitar al personal en habilidades de comunicación y fomentar una cultura de transparencia y apertura donde se aliente a los empleados a compartir información de manera efectiva y oportuna.

Externamente, es crucial establecer protocolos para manejar consultas de medios y del público, asegurando que haya un proceso claro para responder a preguntas y preocupaciones de manera adecuada y dentro de un marco de tiempo razonable. Además, garantizar una coherencia en los mensajes transmitidos en todos los canales de comunicación, ya sea en el sitio web de la empresa, en las redes sociales o a través de comunicados de prensa, es fundamental para mantener una imagen coherente y creíble ante el público.

4. No estar preparados para la crisis

No estar preparados para gestionar crisis es uno de los errores más peligrosos en relaciones públicas, ya que una crisis mal manejada puede tener consecuencias graves para la reputación y la viabilidad de una organización. Las crisis pueden surgir inesperadamente y pueden variar en su naturaleza y magnitud, desde problemas de seguridad del producto hasta escándalos de corrupción o desastres naturales. En tales situaciones, la falta de preparación puede llevar a una respuesta caótica y desorganizada, lo que agrava aún más la crisis y socava la confianza del público en la organización.

Todas las organizaciones deben implementar un plan de gestión de crisis robusto. Este plan debe incluir varios elementos clave. En primer lugar, es fundamental anticipar y prepararse para una variedad de posibles crisis que podrían enfrentar la organización. Esto puede incluir amenazas a la seguridad del producto, problemas legales, problemas ambientales, entre otros.

Además, se debe establecer un equipo dedicado para liderar la respuesta durante una crisis. Este equipo debe incluir a personas con experiencia y autoridad para tomar decisiones rápidas y efectivas bajo presión. También es esencial tener protocolos claros y efectivos para comunicarse tanto interna como externamente durante una crisis. Esto incluye canales de comunicación específicos, roles y responsabilidades definidos para el equipo de gestión de crisis, y directrices para manejar consultas de medios y del público.

Todos los empleados deben recibir capacitación en cómo responder adecuadamente durante una crisis. Esto puede incluir la formación en protocolos de comunicación, simulacros de crisis y preparación para enfrentar escenarios específicos que puedan surgir. Por último, el plan de gestión de crisis debe ser revisado y actualizado periódicamente para garantizar su relevancia y efectividad. Además, es importante realizar evaluaciones posteriores a la crisis para identificar lecciones aprendidas y áreas de mejora.

5. Falta de evaluación y adaptación

La falta de evaluación y adaptación es un error que puede limitar el éxito a largo plazo en el ámbito de las relaciones públicas. Muchas organizaciones no realizan una evaluación adecuada del impacto de sus actividades de RR.PP. o no ajustan sus estrategias en función de los resultados obtenidos, lo que puede conducir a oportunidades perdidas y a una eficacia reducida en sus esfuerzos de comunicación.

Para superar este obstáculo, es crucial establecer métricas claras y objetivas para evaluar el éxito de las actividades de relaciones públicas. Estas métricas deben estar alineadas con los objetivos previamente establecidos y pueden incluir indicadores como el alcance y la frecuencia de la cobertura mediática, el nivel de participación del público en eventos o campañas, el aumento en la conciencia de la marca o la percepción positiva por parte de la audiencia.

Además de establecer métricas, es importante realizar evaluaciones periódicas para analizar los resultados obtenidos y identificar áreas de mejora. Esto puede implicar la revisión de datos analíticos, la realización de encuestas o focus groups, o la recopilación de comentarios del público. Al analizar estos datos, las organizaciones pueden identificar qué aspectos de sus estrategias están funcionando bien y cuáles necesitan ajustes.

La capacidad de adaptarse y ajustar las estrategias en función de los resultados es fundamental para el éxito a largo plazo en el campo de las relaciones públicas. Esto puede implicar cambios en la mensajería, la segmentación de audiencias, la elección de canales de comunicación o la asignación de recursos. Al estar dispuestas a adaptarse y evolucionar en respuesta a los cambios en el mercado o en el entorno empresarial, las organizaciones pueden mantenerse relevantes y efectivas en su comunicación con el público.

6. Falta de autenticidad y transparencia

La falta de autenticidad y transparencia puede minar la credibilidad de una organización en sus relaciones públicas. Cuando las empresas intentan ocultar información o presentar una imagen falsa, los consumidores y el público en general pueden percibirlo como falta de honestidad, lo que puede socavar la confianza en la marca y dañar seriamente su reputación.

Para abordar este desafío, es fundamental priorizar la autenticidad y la transparencia en todas las comunicaciones de la organización. Esto implica ser honesto sobre los desafíos y errores que pueda enfrentar la empresa, así como compartir los éxitos de manera transparente. Cuando las organizaciones admiten abiertamente sus errores y demuestran un compromiso genuino con la mejora y la responsabilidad, pueden construir una relación más sólida y de confianza con su audiencia.

La autenticidad también implica alinearse con los valores y la identidad de la marca de manera coherente en todas las comunicaciones. Las organizaciones deben asegurarse de que sus acciones y mensajes reflejen verdaderamente quiénes son y qué representan. Intentar proyectar una imagen que no sea auténtica solo socavará la credibilidad y la confianza del público.

La transparencia, por otro lado, implica compartir información de manera abierta y clara, incluso cuando sea difícil o incómoda. Esto puede incluir divulgar información sobre prácticas comerciales, políticas de precios, problemas de seguridad del producto o incidentes de crisis. Al ser transparentes sobre estos asuntos, las organizaciones pueden demostrar integridad y construir una relación de confianza con sus partes interesadas.

7. Descuidar las relaciones con los medios

Descuidar las relaciones con los medios de comunicación puede ser un error costoso en el ámbito de las relaciones públicas. Una relación sólida con los medios es fundamental para garantizar una cobertura positiva y precisa de la organización, así como para gestionar eficazmente la imagen y la reputación en el espacio público. Sin embargo, muchas organizaciones descuidan esta área al no establecer ni mantener relaciones positivas y proactivas con periodistas y medios relevantes.

Se debe invertir tiempo y esfuerzo en construir y mantener relaciones sólidas con periodistas y medios de comunicación relevantes para el sector y la audiencia objetivo de la organización. Esto implica establecer conexiones personales con periodistas clave, editores y productores, así como con los medios de comunicación en general. Al desarrollar relaciones de confianza y credibilidad con los medios, las organizaciones pueden posicionarse de manera más favorable y tener acceso a oportunidades de cobertura mediática significativa.

Además, es importante proporcionar información oportuna, relevante y precisa a los medios de comunicación. Esto implica mantener a los periodistas informados sobre los últimos desarrollos, lanzamientos de productos, eventos u otras noticias relevantes de la organización. Ser proactivo en la distribución de comunicados de prensa, la organización de conferencias de prensa o la búsqueda de oportunidades para entrevistas y apariciones en los medios puede ayudar a mantener la organización en el radar de los periodistas y aumentar las posibilidades de obtener cobertura positiva.

Asimismo, estar disponible y receptivo a las consultas y solicitudes de los medios es crucial para mantener relaciones positivas y productivas. Responder de manera rápida y eficiente a las solicitudes de entrevistas, proporcionar comentarios y aclaraciones cuando sea necesario, y ser transparente y abierto en todas las interacciones con los medios contribuirá a construir una reputación de confianza y credibilidad.

8. Incapacidad para adaptarse a los cambios del entorno mediático

La incapacidad para adaptarse a los cambios del entorno mediático es un error que puede dejar a una organización rezagada en sus esfuerzos de relaciones públicas y desaprovechar oportunidades importantes para conectarse con su audiencia. El paisaje mediático está en constante evolución, con nuevas plataformas digitales, tendencias emergentes y cambios en el comportamiento del consumidor que requieren una respuesta ágil y flexible por parte de las empresas.

Es crucial que las organizaciones se mantengan al día con las tendencias y cambios en el entorno mediático. Esto implica monitorear de cerca la evolución de las plataformas de medios sociales, las preferencias del consumidor y las innovaciones tecnológicas que pueden influir en la forma en que se consume y se comparte la información. Estar al tanto de estos cambios permite a las organizaciones anticipar y adaptarse a las nuevas oportunidades y desafíos que surgen en el panorama mediático.

Además, es importante que las organizaciones estén dispuestas a adaptar sus estrategias de relaciones públicas en consecuencia. Esto puede implicar explorar y adoptar nuevas plataformas de medios sociales que sean relevantes para su audiencia, así como experimentar con nuevas formas de contar historias o utilizar tecnologías emergentes para mejorar la comunicación con el público. Por ejemplo, el uso de contenido multimedia, realidad aumentada o inteligencia artificial puede ser una manera efectiva de captar la atención y el compromiso del público en un entorno mediático cada vez más saturado.

Asimismo, es crucial que las organizaciones estén abiertas a aprender y evolucionar a medida que el entorno mediático continúa cambiando. Esto puede implicar la participación en programas de capacitación y desarrollo profesional, la colaboración con expertos en medios y tecnología, o la búsqueda de asociaciones estratégicas que permitan a la organización mantenerse a la vanguardia de las tendencias emergentes.

9. La falta de una Presencia Consistente en Línea y Fuera de Línea

La falta de una presencia consistente en línea y fuera de línea puede ser un obstáculo significativo en las estrategias de relaciones públicas de una organización. La coherencia es fundamental para construir una imagen de marca sólida y establecer conexiones significativas con la audiencia. Sin embargo, muchas organizaciones cometen el error de mantener una presencia inconsistente en diferentes canales de comunicación, lo que puede confundir al público y debilitar la imagen de la marca.

Es importante mantener una presencia coherente y unificada en todos los canales de comunicación, ya sea en línea o fuera de línea. Esto implica mantener una alineación estratégica en sitios web, redes sociales, eventos, materiales impresos y cualquier otro punto de contacto con la audiencia. Al hacerlo, se asegura que el mensaje y la imagen de la marca sean claros y reconocibles en todas las plataformas, lo que ayuda a fortalecer la identidad de la organización y a generar confianza entre los stakeholders.

Una forma de lograr esto es utilizando la voz, el tono y la estética de la marca de manera consistente en todas las comunicaciones. Esto significa mantener un estilo de escritura coherente que refleje los valores y la personalidad de la marca, así como asegurarse de que el diseño gráfico y la estética visual sean uniformes en todos los materiales de marketing y comunicación. Al mantener una apariencia y un estilo coherentes, se crea una experiencia de marca unificada que facilita la conexión y la identificación por parte del público.

Además, es importante adaptar la presencia de la marca a las especificidades de cada canal de comunicación, sin perder de vista la coherencia global. Esto puede implicar ajustar el contenido y la forma de comunicarse en función de las características y el público de cada plataforma, pero siempre manteniendo la esencia y los valores fundamentales de la marca.

10. No Aprender de los Errores

La falta de aprendizaje de los errores pasados puede ser un obstáculo significativo para el progreso y la efectividad en el campo de las relaciones públicas. Cuando las organizaciones no se toman el tiempo para reflexionar sobre las experiencias pasadas y no ajustan sus estrategias en consecuencia, están en riesgo de quedar atrapadas en un ciclo de fracasos repetidos.

Es fundamental entender que aprender de los errores pasados es esencial para el crecimiento y la mejora continua en relaciones públicas. No se trata simplemente de reconocer que se cometió un error, sino de aprovechar esa experiencia como una oportunidad de aprendizaje para evitar cometer el mismo error en el futuro y para mejorar las prácticas existentes.

El consejo clave aquí es dedicar tiempo y recursos a analizar y aprender de los errores pasados. Esto implica realizar evaluaciones “post-mortem” después de cualquier incidente o crisis, donde se examinan en detalle las acciones tomadas, los resultados obtenidos y las lecciones aprendidas. Es crucial identificar las causas subyacentes de los errores y desarrollar medidas correctivas efectivas para evitar que vuelvan a ocurrir en el futuro.

Además, es importante buscar activamente retroalimentación de las partes interesadas, como clientes, empleados, socios y otros actores clave. Escuchar sus perspectivas puede proporcionar información valiosa sobre cómo se perciben las acciones de la organización y qué áreas necesitan mejorar.

Otro enfoque útil es realizar análisis de tendencias para identificar patrones o áreas problemáticas recurrentes. Esto puede ayudar a identificar áreas específicas donde se necesitan mejoras y a orientar la planificación estratégica futura.

Para concluir, los errores en relaciones públicas pueden tener un impacto significativo en la percepción y reputación de una organización. Desde la falta de un plan estratégico sólido hasta la incapacidad para adaptarse a los cambios del entorno mediático, cada error representa una oportunidad perdida para fortalecer la conexión con el público y construir una imagen sólida y confiable.

Sin embargo, estos errores también ofrecen lecciones valiosas. Cada desafío superado y cada error corregido son oportunidades de aprendizaje que pueden impulsar el crecimiento y la mejora continua en relaciones públicas. Al reflexionar sobre estas experiencias y aprender de ellas, las organizaciones pueden fortalecer su capacidad para enfrentar futuros desafíos y construir relaciones más sólidas con su audiencia.

En última instancia, el éxito en relaciones públicas no se trata solo de evitar errores, sino también de abrazar el aprendizaje y la adaptación continua. Al adoptar una mentalidad de mejora constante y mantenerse ágiles ante los cambios, las organizaciones pueden construir una reputación sólida y duradera que inspire confianza y respaldo en su público.

Fuente: Miguel Castro Delgado – CEO y Co Founder Communicare